Tietosuojaseloste

Kymenlaakson Hyvinvointiyhdistykset ry

Tässä tietosuojaselosteessa kerromme, miten Kymenlaakson Hyvinvointiyhdistykset ry käsittelee asiakkaiden, tapahtumiin osallistuvien, jäsenyhdistysten yhteyshenkilöiden ja muiden toimintaamme osallistuvien henkilötietoja.

1. Rekisterinpitäjä

Kymenlaakson Hyvinvointiyhdistykset ry

Porukkatalo
Savonkatu 23
45100 Kouvola

2. Yhteystiedot henkilötietoja koskevissa asioissa

Toiminnanjohtaja Katja Valkeinen

Puhelin: 040 744 9439
Sähköposti: katja.valkeinen@yhvi.fi
Osoite: Savonkatu 23, 45100 Kouvola

3. Miksi käsittelemme henkilötietoja?

Käsittelemme henkilötietoja, jotta voimme:

• järjestää tapahtumia, koulutuksia, kokouksia ja muuta toimintaa

• ottaa vastaan ja käsitellä ilmoittautumisia

• pitää yhteyttä jäsenyhdistyksiin ja yhteistyökumppaneihin

• vastata yhteydenottoihin ja palautteisiin

• lähettää toimintaamme liittyviä tiedotteita ja uutiskirjeitä

• hoitaa laskutuksen, maksut ja kirjanpidon

• kehittää toimintaamme sekä laatia tilastoja ja raportteja.

Henkilötietojen käsittely perustuu tilanteen mukaan henkilön suostumukseen, sopimukseen, lakisääteiseen velvoitteeseen tai yhdistyksen oikeutettuun etuun. Oikeutettu etu tarkoittaa esimerkiksi tarpeellista yhteydenpitoa jäsenyhdistyksiin ja yhteistyökumppaneihin.

4. Mitä henkilötietoja käsittelemme?

Käsittelemme vain toimintamme kannalta tarpeellisia tietoja. Näitä voivat olla:

• nimi

• osoite, sähköpostiosoite ja puhelinnumero

• edustettava yhdistys tai muu organisaatio

• tehtävä yhdistyksessä tai organisaatiossa

• tapahtumien ja koulutusten ilmoittautumistiedot

• laskutus- ja maksutiedot

• yhteydenotot, viestit ja palautteet

• uutiskirjeen tilaamista koskeva tieto

• annetut suostumukset

• toiminnan arvioinnissa tarvittavat kyselyvastaukset.

Tapahtuman järjestämistä varten voimme kysyä ruokavaliota, esteettömyyttä tai muuta erityisjärjestelyä koskevia tietoja. Näiden tietojen antaminen on vapaaehtoista. Käytämme tietoja vain tarvittavien järjestelyjen tekemiseen.

5. Mistä saamme henkilötiedot?

Saamme henkilötiedot tavallisesti henkilöltä itseltään esimerkiksi:

• ilmoittautumis- tai yhteydenottolomakkeella

• sähköpostilla tai puhelimitse

• uutiskirjeen tilaamisen yhteydessä

• kyselyn tai palautteen yhteydessä

• tapahtumaan tai muuhun toimintaan osallistuttaessa.

Jäsenyhdistyksen yhteyshenkilön tiedot voidaan saada myös jäsenyhdistykseltä. Yhteistyökumppanin yhteystiedot voidaan saada hänen edustamaltaan organisaatiolta tai organisaation julkisilta verkkosivuilta.

6. Kuinka kauan säilytämme tietoja?

Säilytämme henkilötietoja vain niin kauan kuin niitä tarvitaan niiden käyttötarkoitukseen.

Jäsenyhdistysten yhteystietoja säilytetään niin kauan kuin henkilö toimii yhdistyksen yhteyshenkilönä. Uutiskirjeen tilaajan tietoja säilytetään, kunnes henkilö peruuttaa tilauksen.

Laskutus- ja kirjanpitotietoja säilytetään kirjanpitolain edellyttämän ajan. Tarpeettomat ja vanhentuneet tiedot poistetaan tai päivitetään säännöllisesti.

7. Kuka käsittelee henkilötietoja?

Henkilötietoja käsittelevät vain ne Kymenlaakson Hyvinvointiyhdistykset ry:n työntekijät ja tehtävään nimetyt henkilöt, jotka tarvitsevat tietoja työssään.

Tietoja voivat käsitellä myös käyttämämme:

• IT- ja verkkosivupalvelujen tarjoajat

• sähköposti- ja pilvipalvelujen tarjoajat

• ilmoittautumis- ja kyselypalvelujen tarjoajat

• uutiskirjepalvelujen tarjoajat

• taloushallinnon palveluntarjoajat.

Palveluntarjoajat saavat käsitellä henkilötietoja vain sovitun palvelun toteuttamiseksi ja antamiemme ohjeiden mukaisesti.

8. Tietojen luovuttaminen ja siirtäminen

Emme myy tai vuokraa henkilötietoja.

Voimme luovuttaa tietoja viranomaiselle, jos laki sitä edellyttää. Tapahtuman toteuttamiseen tarvittavia tietoja voidaan antaa yhteistyökumppanille vain siltä osin kuin se on tapahtuman järjestämiseksi välttämätöntä.

Rahoittajille ja yhteistyökumppaneille annetaan ensisijaisesti nimettömiä tilasto- ja yhteenvetotietoja, joista yksittäistä henkilöä ei voi tunnistaa.

Osa käyttämistämme sähköposti-, pilvi- tai verkkopalveluista voi käsitellä tietoja EU- tai ETA-alueen ulkopuolella. Tällöin huolehdimme tietojen suojasta tietosuojalainsäädännön edellyttämällä tavalla.

9. Valokuvat ja videot

Tapahtumissamme voidaan ottaa valokuvia tai videoita viestintää ja toiminnan esittelyä varten.

Tunnistettavan lähikuvan tai haastattelun julkaisemiseen pyydämme tarvittaessa erillisen suostumuksen. Suostumuksen voi peruuttaa ottamalla meihin yhteyttä.

10. Tietojen suojaaminen

Suojaamme henkilötiedot asianmukaisilla käyttöoikeuksilla, salasanoilla ja muilla tietoturvakeinoilla. Paperiset henkilötiedot säilytetään lukituissa tiloissa.

Henkilötietoihin pääsevät vain ne henkilöt, jotka tarvitsevat tietoja tehtäviensä hoitamiseen.

11. Rekisteröidyn oikeudet

Sinulla on tilanteen mukaan oikeus:

• tarkastaa sinusta tallennetut henkilötiedot

• pyytää virheellisten tai puutteellisten tietojen korjaamista

• pyytää tietojesi poistamista

• pyytää käsittelyn rajoittamista

• vastustaa tietojesi käsittelyä

• peruuttaa antamasi suostumus

• saada itse antamasi tiedot siirretyksi järjestelmästä toiseen

• tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle.

Kaikki oikeudet eivät koske jokaista tilannetta. Oikeuksiin vaikuttaa se, millä perusteella henkilötietoja käsitellään.

Voit käyttää oikeuksiasi ottamalla yhteyttä kohdassa 2 mainittuun yhteyshenkilöön. Voimme tarvittaessa pyytää lisätietoja henkilöllisyytesi varmistamiseksi.

Jos epäilet, että henkilötietojasi on käsitelty lainvastaisesti, voit tehdä valituksen Tietosuojavaltuutetun toimistolle. Ohjeet löytyvät osoitteesta tietosuoja.fi.

12. Automaattinen päätöksenteko

Emme käytä henkilötietoja automaattiseen päätöksentekoon tai profilointiin.

13. Selosteen päivittäminen

Päivitämme tätä tietosuojaselostetta, jos henkilötietojen käsittely tai käyttämämme palvelut muuttuvat. Ajantasainen seloste julkaistaan verkkosivuillamme.